Ein Sicherheitsdatenblatt beschreibt, welche Stoffe ein Produkt enthält und worauf beim sicheren Umgang zu achten ist. Solche Unterlagen kommen meist als PDF an. Namen, Kennnummern und Hinweise sind über mehrere Seiten verteilt und müssen mit bereits vorhandenen Informationen verglichen werden.
Die Compliance Tools verbinden diese Arbeitsschritte: Originale nachvollziehbar ablegen, Stoffangaben im Dokument finden, mit dem Stoffverzeichnis vergleichen und Informationen nach Prüfung ergänzen. Die folgenden Bildschirmaufnahmen zeigen den Ablauf am Beispiel eines Sicherheitsdatenblatts für Aceton.
1. Das Original ablegen – die weitere Bearbeitung selbst wählen
Ziehen Sie das Sicherheitsdatenblatt in das Eingabefeld oder wählen Sie die Datei auf Ihrem Computer aus. Die Anwendung schlägt einen einheitlichen Namen vor, der unter anderem Lieferant, Produkt und Dokumentversion berücksichtigt. So lässt sich das Original später leichter wiederfinden.
Mit PDF Speichern legen Sie zunächst nur das unveränderte Original ab. Danach führt Substanzen zur Prüfung der Stoffangaben. Wenn Sie direkt das gesamte Dokument aufbereiten möchten, wählen Sie PDF digitalisieren. Bereits abgelegte identische Dateien werden erkannt; neue Dokumentversionen bleiben separat erhalten.
Beispiel: Das Aceton-Sicherheitsdatenblatt ist ausgewählt. Sie entscheiden, ob Sie es zunächst ablegen oder direkt weiterverarbeiten.
2. Stoffangaben finden und an ihrer Quelle prüfen
Die Anwendung sucht in den relevanten Dokumentabschnitten nach Stoffnamen und Kennnummern. Sie berücksichtigt sowohl Angaben zu einem einzelnen Stoff als auch zu Bestandteilen eines Gemischs. Eine Erwähnung an anderer Stelle bedeutet dabei nicht automatisch, dass der Stoff im Produkt enthalten ist.
Die Übersicht zeigt Abschnitt und Seitenzahl. Über die Fundstelle öffnen Sie das Original; den erkannten Quelltext können Sie direkt aufklappen. Suche und Sortierung helfen, die Angaben einzugrenzen. Der Datenbankabgleich zeigt, ob ein passender Stoff bereits vorhanden ist und wie viele Übersetzungen hinterlegt sind.
Beispiel: Die Kennnummer 67-64-1 führt zu einem vorhandenen Aceton-Eintrag. Der Stoff muss nicht neu angelegt werden. Die Zuordnung lässt sich am Original prüfen.
3. Vorhandenes Wissen beim Stoff wiederfinden
Im Stoffverzeichnis suchen Sie nach einem Namen oder einer Kennnummer. Die Detailansicht bündelt die vorhandenen Angaben: Stoffnamen, Kennnummern und verfügbare Sprachen. Auch hinterlegte Registrierungsnummern und Angaben zur Gefahreneinstufung sind beim Stoff erreichbar.
Wenn eine Übersetzung in Ihrer Browsersprache vorliegt, wird sie bevorzugt angezeigt. Sprachkürzel wie DEU für Deutsch und ENG für Englisch machen sichtbar, welche weiteren Namen verfügbar sind. Für Lieferantenunterlagen in verschiedenen Sprachen entsteht so eine gemeinsame Anlaufstelle.
Beispiel: Namen und Kennnummern von Aceton stehen zusammen. Von hier aus können Sie den Eintrag bearbeiten oder weitere Angaben bei ECHA CHEM abrufen.
4. Angaben von ECHA vergleichen und bewusst übernehmen
Fehlt ein Stoff im Verzeichnis, können erkannte CAS- oder EG-Nummern für einen Abruf bei der Europäischen Chemikalienagentur ECHA verwendet werden. Vorhandene Einträge lassen sich auf demselben Weg ergänzen. Ist nur ein Name bekannt, unterstützt die Suche nach diesem Namen die Auswahl des passenden Stoffs.
Die Vorschau stellt externe Angaben den bereits gespeicherten Werten gegenüber. Sie prüfen die Unterschiede und wählen aus, was übernommen werden soll. Der Abruf allein überschreibt keine Stammdaten.
Beispiel: Bei Aceton stimmen die hier gezeigten Angaben bereits überein. Die Gegenüberstellung hilft zu erkennen, ob eine Ergänzung überhaupt nötig ist.
5. Bestätigte Stoffdaten gemeinsam pflegen
Namen, Kennnummern und Übersetzungen werden beim jeweiligen Stoff gepflegt. Der Stoffname erhält im Bearbeitungsformular eine eigene, breite Zeile; die Kennnummern stehen übersichtlich darunter. Weitere Sprachen können Sie beim selben Eintrag suchen, ergänzen und bearbeiten.
Auch mehrere Registrierungsnummern lassen sich einem Stoff zuordnen. Bei einer Übernahme aus dem Sicherheitsdatenblatt bleibt die Fundstelle nachvollziehbar. So werden geprüfte Angaben für die Arbeit mit weiteren Dokumenten wiederverwendbar.
Beispiel: Der englische Basisname und die Kennnummern werden an einer Stelle gepflegt. Übersetzungen gehören zum selben Stoffeintrag.
Weniger doppelt erfassen, gezielter prüfen
Das Original bleibt auffindbar, erkannte Angaben führen zurück zu ihrer Fundstelle und vorhandene Stoffdaten können ergänzt werden. Statt dieselben Informationen aus jedem Dokument erneut zu übertragen, wächst ein gemeinsam gepflegtes Stoffverzeichnis.
Die Anwendung unterstützt die Vorbereitung und Datenpflege. Welche Angaben für ein konkretes Produkt und seinen Einsatz zutreffen, wird weiterhin fachlich geprüft.
Sie möchten diesen Ablauf auf Ihre Dokumente und Arbeitsweise übertragen? Sprechen wir über Ihren Anwendungsfall.
Mehr Hintergrund finden Sie unter Sicherheitsdatenblätter, Stoffinformationen und REACH und Gefahrenkennzeichnung.